Výchozí bod: agenda roztroušená všude
Situace, kterou známe z mnoha menších firem. Projekty v tabulkách, domluvy v e-mailech, dokumenty ve sdílených složkách. Smlouvy a zápisy ze schůzek se tiskly, podepisovaly perem a skenovaly zpátky. A klient, který chtěl vědět, jak jeho zakázka pokračuje, musel zavolat.
Nic z toho není katastrofa. Jenže každá z těch drobností stojí pár minut denně, a když je sečtete za celou kancelář a rok, vyjde z toho překvapivě velké číslo.
Postup zakázky, který nikdo nemusí aktualizovat
U klientských přehledů je největší riziko, že zastarají. Políčko „hotovo na 60 %“, které někdo musí ručně přepisovat, přestane po pár týdnech odpovídat realitě, a pak klientovi spíš uškodí.
Proto se postup zakázky v systému počítá sám z milníků. Kancelář odškrtne, co je hotové, a procento i časová osa se přepočítají. Klient tak vidí stejný stav jako kancelář, bez práce navíc.
Portál: klient vidí jen to, co má
Klientský portál stojí na jednoduchém pravidle: klient má vlastní přihlášení a vidí jen své projekty. Uvnitř projektu pak rozhoduje kancelář. U každého zápisu ze schůzky jde nastavit, jestli ho uvidí i klient, takže interní poznámky zůstávají interní a výstupy z jednání jdou rovnou ven.
Změny se klientovi zobrazí hned, bez obnovování stránky. Technicky to není nic exotického, server posílá události otevřeným prohlížečům, ale pro klienta je to rozdíl mezi „portálem, kam se občas kouknu“ a místem, kde se se zakázkou opravdu děje něco živého. Ke každému projektu patří i zprávy, takže dotaz na kancelář nezapadne v e-mailu.
Podpis bez měsíčního poplatku
Elektronický podpis byl pro La Fenice klíčový, protože zápisy se podepisují přímo u jednacího stolu. Placená podpisová služba by fungovala, ale znamenala by měsíční poplatky, další účet pro klienta a dokumenty putující mimo systém.
Zprvu jsme sáhli po open-source nástroji Documenso, který jsme si sami provozovali vedle aplikace. Fungoval, ale byl to další systém s vlastní databází, úložištěm a webhooky, které bylo potřeba hlídat. A klient při podpisu skončil v cizím rozhraní. Po pár týdnech provozu jsme ho proto nahradili podepisováním přímo v aplikaci a Documenso vypnuli.
Dnes to funguje takhle: kancelář klikne na „Odeslat k podpisu“ a obě strany dostanou vlastní odkaz. Podepisuje se na stránce v aplikaci, česky a v designu kanceláře, bez přihlašování, prstem na tabletu nebo napsaným jménem. Když podepisují obě strany u jednoho stolu, druhá strana vidí první podpis naživo. Po obou podpisech se otisky vloží do doložky dokumentu a připojí se protokol s otiskem SHA-256, jmény, e-maily, časy a IP adresami. Nakonec se PDF zapečetí certifikátem, takže jakákoli pozdější změna pečeť poruší. Podepsaný dokument se sám uloží k projektu a klient ho najde v portálu. Měsíčně to stojí nula korun.
Jedna poctivá poznámka: pro zápisy a běžné smlouvy mezi kanceláří a klientem tohle řešení dává smysl. Tam, kde zákon vyžaduje kvalifikovaný elektronický podpis, typicky u některých podání na úřady, je potřeba jiný nástroj. Tuhle hranici je dobré si ujasnit předem, ne až když se má podepisovat.
Proč to šlo za tři týdny
Tři týdny od prázdného repozitáře po ostrý provoz zní odvážně, takže stojí za to říct, co k tomu reálně pomohlo:
- Jasné zadání. Kancelář přesně věděla, jak pracuje a co ji zdržuje. Nepotřebovali jsme měsíc workshopů, abychom zjistili, co se má stavět.
- Ověřená technologie. Stejné základy jako u přepisu Hlídače Firem: Next.js, TypeScript a PostgreSQL. Žádné experimenty na zákazníkově projektu.
- Hotové stavební kameny. Přihlašování, generování PDF ani e-maily jsme nepsali od nuly, ale postavili na odladěných knihovnách a službách.
- AI agenti na rutinní práci. Obrazovky, formuláře a testy pomáhají psát agenti. Lidé se soustředí na datový model, práva a na to, co klient uvidí.
Na grafice záleží i u interního systému
Systém, který kancelář ukazuje klientům, nemůže vypadat jako krabicový software s cizím logem. Barvy, písmo i rozložení obrazovek vychází z vizuální identity La Fenice. Portál díky tomu působí jako přirozená součást značky kanceláře, ne jako nástroj, za který se musí omlouvat.
Mgr. Petr Maršálek, La Fenice Projekt s.r.o.
Co si z toho odnést
- Klientský portál stojí a padá s aktuálností. Co se dá spočítat z běžné práce, ať se počítá samo.
- Viditelnost řešte u každého záznamu, ne jedním přepínačem pro celý projekt.
- Placená služba není jediná cesta k e-podpisu. Pro běžné dokumenty stačí vlastní podepisování s certifikátem, jen si předem ujasněte, kde je potřeba kvalifikovaný podpis.
- Menší systém neznamená menší péči o detail. Tři týdny jsou realistické, když je zadání jasné a nic se nestaví zbytečně od nuly.
Víc obrazovek a shrnutí projektu najdete v referenci La Fenice. Screenshoty jsou z demo instance s vymyšlenými daty.