Kdy si nic stavět nenechávejte
Navazujeme tu na článek Digitalizace malé firmy, kde jsme tři možné cesty jen nastínili. Začněme tím nepohodlným. Pro řadu agend je hotový software správná volba a zaplatit za vývoj by byla chyba:
- Účetnictví, mzdy, daně. Legislativa se mění každý rok a výrobci krabic to hlídají za vás. Tohle si na míru nestavějte nikdy, raději se na účetní systém napojte.
- Proces, kterým se od konkurence nelišíte. Pokud děláte fakturaci, docházku nebo evidenci kontaktů stejně jako tisíce jiných firem, existuje nástroj, který to umí líp, než byste si stihli zadat.
- Firma, která své procesy teprve hledá. Když se způsob práce mění každý čtvrtrok, aplikace na míru za ním bude pořád pokulhávat. Nejdřív to vyzkoušejte v tabulce nebo v jednoduchém nástroji, stavět dává smysl až nad ustáleným postupem.
- Pár lidí a jedna agenda. Pro pět uživatelů a jednoduchou evidenci obvykle vyjde levněji měsíční předplatné než jednorázová investice od 180 tisíc.
Kdy se vlastní aplikace vyplatí
Na míru má smysl stavět tam, kde hotový software začne firmu ohýbat. Poznáte to podle několika příznaků:
- Kolem krabice vyrostly tabulky. Systém máte, ale půlka práce se stejně děje v Excelu vedle, protože to krabice neumí.
- Proces je vaše konkurenční výhoda. Způsob, jakým nacenujete zakázku, řídíte výrobu nebo komunikujete s klientem, je důvod, proč si vás vybírají. Ten se do šablony cizího produktu nevejde.
- Potřebujete pustit dovnitř zákazníky. Klientský portál nad vlastními daty je u krabic buď drahý doplněk, nebo vůbec chybí.
- Platíte za funkce, které nikdo nepoužívá. Licence per uživatel za systém, ze kterého využíváte desetinu.
- Data musí zůstat u vás. Ať kvůli zákazníkům, oboru, nebo prostě proto, že nechcete být závislí na dodavateli z druhého konce světa.
Spočítejte si to na pět let, ne na první měsíc
Nejčastější chyba při srovnání je porovnávat jednorázovou cenu vývoje s měsíčním poplatkem. Poctivé srovnání je za dobu, po kterou systém reálně poběžíte, typicky pět let. Ilustrační příklad pro firmu s 25 uživateli:
| Hotový software | 25 uživatelů × 600 Kč měsíčně × 60 měsíců = 900 000 Kč, k tomu zavedení, doplňky a úpravy, které výrobce udělá, nebo neudělá |
|---|---|
| Aplikace na míru | 300 000 Kč vývoj + 6 000 Kč měsíčně provoz a péče × 60 měsíců = 660 000 Kč, zdrojové kódy vaše, počet uživatelů cenu nemění |
Čísla jsou modelová a u vás vyjdou jinak. Pointa je ale obecná: s rostoucím počtem uživatelů a délkou provozu se misky vah překlápí. U pěti uživatelů vyhraje krabice skoro vždy, u padesáti málokdy.
Do srovnání patří i věci, které se v ceníku nenajdou: čas, který lidé ztrácí obcházením systému, cena přechodu, až výrobce zdraží nebo produkt ukončí, a jestli si data dokážete vůbec odnést.
Třetí cesta: hotový základ a dostavba
Volba není jen černobílá. Většina firem potřebuje z osmdesáti procent totéž co ostatní (úkoly, kontakty, docházka) a ze dvaceti procent něco svého. Pro tyhle případy se vyplatí vzít hotové, odladěné jádro a na míru dostavět jen tu specifickou část.
U nás tuhle roli hraje Codework. Nasazení na něm začíná na 90 tisících, protože se nestaví od nuly, a přitom zůstává prostor pro procesy, kterými se lišíte. Podobný přístup nabízí i jiní dodavatelé a stojí za to se po něm ptát.
Pět otázek na rozhodnutí
- Liší se náš proces od toho, jak to dělají ostatní? Pokud ne, hledejte hotový nástroj.
- Je proces ustálený aspoň rok? Pokud ne, ještě nestavějte.
- Kolik lidí systém bude používat za tři roky? Spočítejte licence na pět let, ne na měsíc.
- Žije kolem současného nástroje stínová tabulka? Pokud ano, je to nejlepší specifikace budoucí aplikace.
- Co se stane s našimi daty, když dodavatel skončí? U krabice i u míry chtějte jasnou odpověď.
Pokud ani po těchhle otázkách nemáte jasno, je to přesně situace pro prověřovací sprint: za týden máte klikací prototyp, specifikaci a závaznou cenu. A pokud z něj vyjde, že vám stačí hotový nástroj, řekneme vám to. Prototyp i specifikace vám zůstanou.